Het team begint voor het een team is
Voor het project eigendom van het team is helpt het enorm als je met het team zorgt dat het team een team is. De kick off van het team is iets anders dan de kick off van het project.
Kick off
Er zijn twee kick off momenten in een project. Het kick off moment voor het inhoudelijke project waarbij de doelen, en de context meegenomen worden. Op hoofdlijnen wordt hier vastgesteld wat het beoogd resultaat is. En het kick off moment van het project team waarin kennis gemaakt wordt met de projectleden en er stil gestaan wordt bij de beoogde project cultuur. Niet de vraag “wat gaan we doen?” maar de vraag “hoe gaan we samenwerken” staat daarin centraal. Meestal is de kick off een leuke bijeenkomst waarin het nog niet schuurt. Aankondigen en bespreken dat dat moment wel komt is heel belangrijk om iedereen aan boord te houden.
Teamfasen van Tuckman
Elk team doorloopt vier of zelfs vijf fasen. De vormingsfase aan het begin, hoog vertrouwen hoge energie en samen zoekend. Daarna komt de stormingfase, er komt meer duidelijkheid maar ook de verschillende visies gaan schuren. Dalend vertrouwen, negatieve energie en samen in conflict. Deze fase wordt opgevolgd door de normingfase, hier komen concrete werkafspraken tot stand, en mensen weten beter waar ze aan toe zijn. Langzaam wordt het duidelijk waarom en hoe er met wie gewerkt wordt. Je leert wat je van elkaar wel en niet kan verwachten. Vervolgens start de performing fase waarin er stevige stappen samen gezet worden. Er is een team ontstaan. Na het project volgt de adjourning fase waarin het team afscheid van elkaar en van het project neemt met evaluaties, vieren van het resultaat en het delen van de geleerde lessen, zowel inhoudelijk als emotioneel.
Behoeften per fase
In elke fase zijn er andere behoeften. Samen met de teamcoach stel je vast in welke fase je zit. De interventies van de coach worden afgestemd op de fase. Zo vraagt de stormingfase om werkelijk luisteren naar elkaar en focus op de gezamenlijke doelen en de individuele grenzen, behoeften en verlangens. Uitdagen om het ongemak niet uit de weg te gaan en je uit te spreken is onderdeel van het werk van de coach in deze fase.
Bij de norming fase hoort het strict bewaken van de afspraken. Er mogen geen open eindjes blijven liggen die relevant zijn.
In de performing fase dient het gezamenlijk belang als richtlijn, elk conflict kan hieraan getoetst worden. In die fase is de coach vaak niet zo leuk, maar zeer nuttig. Kortom de coach hanteert diverse rollen tijdens het hele proces, of soms kies je voor een specifieke coach per fase.
Zichtbare resultaten
Een belangrijk onderdeel van project team coaching is het zichtbaar maken van de schijnbaar onzichtbare voortgang. De coach speelt hier een belangrijke rol in, samen met de projectleider.
Onvermijdelijke teamdynamiek
Ieder team en dus ook ieder projectteam heeft zijn eigen teamdynamiek. Mensen pakken de leiding op basis van verschillende eigenschappen. Soms perfect passend soms helemaal niet. Laat je dat als team gebeuren of geef je ook aandacht aan dit proces? Inzicht in drijfveren en gedragsvoorkeuren helpt hierbij. Samen een keer op de MapsTell mat of samen een keer je Intodrives profielen doorspreken zorgt voor begrip.
Maar hoe zorg je er nu voor dat de structuur het project dient en het juiste poppetje op de juiste plek staat?
Zet het proces en het beoogde doel centraal als je de keuzes maakt. In het begin is er vaak behoefte aan divergerend leiderschap, daarna aan convergerend, daarna aan structurerend en als laatste aan faciliterend en steunend. Om met DISC te spreken eerst Geel dan Rood, dan Blauw en ten slotte Groen.
Agile Scrum Waterval Prince2 PMBOK
Werken met een vaste projectstructuur volgens één van de bekende methodieken vereenvoudigt het samenwerken. Belangrijke voorwaarde is hierbij dat mensen opgeleid zijn en getraind zijn in de gebruikte methodiek en dat je goeie afspraken maakt. Welke onderdelen gebruik je wel en welke zijn niet relevant voor je project.
Het draait niet om de methode, maar om je projectresultaat en je projectsamenwerking. Uiteraard is het wel nodig dat een projectcoach op de hoogte is van, of geschoold is in de bij jullie gekozen methodiek.
Hiermee houd je rollen zuiver en dat versnelt de samenwerking en minimaliseert misverstanden. Echter…. aan het einde van de rit gaat het er om wat je samen realiseert. Een resultaat met een bepaalde kwaliteit voor een bepaald budget binnen een bepaalde tijd. En als het goed is met een team wat plezier heeft en trots is op hetgeen ze samen realiseren.
Waarom TrueCompass?
Coaches via TrueCompass zijn op de hoogte van de dynamieken en faciliteren op het gebied waar ze sterk in zijn.
Vooraf wordt doorgesproken wat de gewenste coachingsrol is tijdens het project en je weet op voorhand wat je van de coach kan verwachten, en wat niet.
Met ons uitgebreide netwerk aan zelfstandige coaches kunnen we ook iemand naar voren schuiven die niet tot de vaste crew behoort maar die wel de waarden van TrueCompass onderschrijft.